Privacyverklaring Bureau Erkenningen
Ede, 11 februari 2021
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Stichting Bureau Erkenningen gevestigd te Ede (KvK 75408619), hierna aan te duiden als Bureau Erkenningen.
Voor Bureau Erkenningen is de bescherming van persoonsgegevens zeer belangrijk. Bureau Erkenningen respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat uw persoonlijke gegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving worden behandeld.
Introductie
Bureau Erkenningen verricht haar werkzaamheden als uitvloeisel van de Wet Gewasbeschermingsmiddelen en Biociden. Haar primaire taak is het beoordelen van kennisaanboden, het controleren van de kwaliteit van kennisbijeenkomsten en het registeren van deelnames aan deze kennisbijeenkomsten. De deelnames worden per deelnemer geregistreerd en bijgehouden.
Na voltooien van een minimaal aantal deelnames wordt in opdracht van de Rijksoverheid een vakbekwaamheidsbewijs verstrekt. Het betreft vakbekwaamheidsbewijzen op het terrein van gewasbescherming, mollen en woelratten en knaagdierenbeheersing.
Bureau Erkenningen verwerkt al haar gegevens digitaal. Ten behoeve van haar administratieve handelingen worden alle personen van een persoonskaart voorzien. Afhankelijk van functies en taken van een persoon worden bevoegdheden toegekend. De combinatie van persoon en taak noemen we een rol.
Bureau Erkenningen kent 14 rollen:
· Agrariër
· Auditor*
· Beoordelaar*
· Bureau Erkenningen*
· Toezichthouder
· Vakcommissie Adviseren Gewasbescherming
· Contactpersoon Exameninstelling
· Contactpersoon Handelshuis*
· Contactpersoon Kennisaanbieder
· Cursusleider
· Drukker*
· NVWA*
· RVO loket*
· Vakbekwaamheidshouder
Voor elk van deze rollen is aangegeven welk gegevensgebruik van toepassing is. Wanneer de rol gemarkeerd is met *, is het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring verplicht.
De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de handelingen welke behoren bij de primaire taken van Bureau Erkenningen. Er worden alleen persoonsgegevens aan andere partijen verstrekt als dit voor de uitvoering van de taken van Bureau Erkenningen noodzakelijk is of andere wetgeving dat aan Bureau Erkenningen verplicht.
Persoonsgegevens
Bureau Erkenningen registreert alle personen die aan de verschillende rollen zijn verbonden via een digitale persoonskaart. Er wordt gebruik gemaakt van de volgende algemene gegevens. De onderstreepte gegevens zijn verplicht.
Voorletters; Tussenvoegsel; Achternaam; Roepnaam, Geboortedatum; Geslacht; BSN; Straatnaam; Huisnummer; Huisnummer toevoeging, Postcode; Woonplaats; Land; Nationaliteit; E-mail; Telefoonnummer, Fax, Website, Rekeningnummer, E-mail werkgever
Voor vakbekwaamheidshouders worden, indien van toepassing, aanvullend de volgende gegevens opgeslagen:
Overlijdensdatum, Geboorteplaats, Geboorteland, Geheim adres (ja/nee), GBA-registratie (Ja/nee), GBA-nummer, GBA-update.
Deze algemene persoonsgegevens worden gecombineerd met de gegevens van het vakbekwaamheidsbewijs:
Type vakbekwaamheidsbewijs; Nummer vakbekwaamheidsbewijs; Status vakbekwaamheidsbewijs Geldig/Ongeldig), Datum geldig van, Datum geldig tot, Datum recente uitlevering van de pas
Voor het maken van de vakbekwaamheidsbewijzen worden de volgende gegevens gebruikt:
Voorletters; Tussenvoegsel; Achternaam; Geboortedatum; Straat; Huisnummer; Postcode; Woonplaats; Land; Nationaliteit; Type vakbekwaamheidsbewijs; Nummer vakbekwaamheidsbewijs; Datum geldig van, en Datum geldig tot
BRP-koppeling
Vakbekwaamheidshouders staan bij Bureau Erkenningen geregistreerd door middel van een aansluiting op de BRP (Basis Registratie Personen), voorheen de GBA (Gemeentelijke Basis Administratie).
Bureau Erkenningen dient haar gegevens vanuit het BRP te betrekken vanwege haar taak in het uitgeven van vakbekwaamheidsbewijzen Gewasbescherming en vakbekwaamheidsbewijzen Knaagdierbeheersing op agrarische bedrijven. Deze beide taken worden verricht in opdracht van respectievelijk het Ministerie van LNV en het Ministerie van I&W.
CDG-koppeling
Handelshuizen staan bij Bureau Erkenningen geregistreerd door middel van een aansluiting op de CDG-register (Certificatie in Distributie gewasbeschermingsmiddelen) www.stichtingcdg.nl. De handelshuizen die in dit register zijn geregistreerd zijn gelegitimeerd om gewasbeschermingsmiddelen te verhandelen.
Rollen beschrijvingen
Een persoon die aan een van de rollen is gekoppeld kan altijd zijn of haar eigen persoonlijke gegevens online inzien. Als deze persoonsgegevens niet via een BRP-koppeling beschikbaar komen kunnen deze persoonsgegevens ook altijd zelf online gewijzigd worden.
Agrariër
Persoon die zich heeft aangemeld om het eigen bedrijf voor auditen in aanmerking te laten komen. De audit is gericht op bedrijfscertificering voor het gebruik van rodenticiden rondom agrarische bedrijfsgebouwen en voedselopslagplaatsen.
Kan geen persoonsgegevens van derden inzien.
Auditor*
Persoon die door Bureau Erkenningen als auditor is aangesteld om te beoordelen of een agrariër voor bedrijfscertificering voor het gebruik van rodenticiden in aanmerking komt. Een auditor heeft inzage in de gegevens welke door een Agrariër ter beschikking zijn gesteld.
Kan de persoonsgegevens van agrariërs inzien.
Beoordelaar
Persoon die door Bureau Erkenningen als beoordelaar van het kennisaanbod van kennisaanbieders is aangesteld en vaststelt of een kennisaanbod van voldoende kwaliteit is.
Kan geen persoonsgegevens van derden inzien.
Bureau Erkenningen*
Vanuit de rol van Bureau Erkenningen kunnen alle bevoegdheden worden toegepast en zijn alle persoons- en vakbekwaamheidsgegevens inzichtelijk.
Kan alle persoonsgegevens van alle personen inzien.
Contactpersoon Exameninstelling
Persoon die door de exameninstelling is aangemeld als de contactpersoon en verantwoordelijk is voor het plannen van de examens en het afmelden van deelnemers.
Kan de persoonsgegevens van de vakbekwaamheidshouder inzien als de vakbekwaamheidshouder daar toestemming voor heeft gegeven.
Bij het inzien van de persoonsgegevens wordt gemeld dat de betreffende gegevens vertrouwelijk zijn, niet verzameld en verspreid mogen worden en niet voor andere doeleinden gebruikt mogen worden.
Contactpersoon Handelshuis*
Persoon die door het handelshuis is aangemeld als de contactpersoon van het handelshuis en verantwoordelijk is voor het verifiëren van de licentiebevoegdheid.
Kan de persoonsgegevens van de vakbekwaamheidshouder inzien als de vakbekwaamheidshouder daar toestemming voor heeft gegeven.
Contactpersoon Kennisaanbieder
Persoon die is aangemeld als contactpersoon kennisaanbieder en verantwoordelijk is voor het ontwerpen van een kennisaanbod, het plannen van een kennisaanbod, het afmelden van deelnemers die aan een kennisaanbod hebben deelgenomen en het verifiëren van de licentiebevoegdheid van een deelnemer.
Kan de persoonsgegevens van de vakbekwaamheidshouder inzien als de vakbekwaamheidshouder daar toestemming voor heeft gegeven.
Bij het inzien van de persoonsgegevens wordt gemeld dat de betreffende gegevens vertrouwelijk zijn, niet verzameld en verspreid mogen worden en niet voor andere doeleinden gebruikt mogen worden.
Cursusleider
Persoon die door de kennisaanbieder is aangemeld als cursusleider die verantwoordelijk is voor het ontwerpen van een kennisaanbod.
Kan geen persoonsgegevens van derden inzien.
Drukker*
Persoon die door de drukker is aangemeld als de contactpersoon en gerechtigd is om bestanden met de persoonsgegevens van licentiehouders te downloaden. De drukker ontvangt wekelijks een bestand met persoonsgegevens voor nieuw te maken vakbekwaamheidsbewijzen.
Ontvangt de algemene persoonsgegevens van vakbekwaamheidshouders.
NVWA*
Persoon die door de NVWA is aangemeld als de contactpersoon/gemachtigde. NVWA is verantwoordelijk voor de wettelijke handhaving van de licentieplicht.
Kan op basis van haar wettelijke taak de algemene persoonsgegevens en de studievorderingen van de vakbekwaamheidshouders inzien.
RVO loket*
Persoon werkzaam bij het RVO-loket met als taak om op aanvraag (mail en telefoon) informatie aan vakbekwaamheidshouders te verstrekken.
Kan de algemene persoonsgegevens en studievorderingen van vakbekwaamheidshouders inzien en de contactgegevens bewerken. BRP-gegevens kunnen niet aangepast worden wanneer er voor de betreffende persoon een BRP- koppeling is.
Toezichthouder
Persoon die door Bureau Erkenningen als toezichthouder is aangesteld. Houdt toezicht op de kwaliteit van de kennisbijeenkomsten door deze regelmatig te inspecteren.
Kan geen persoonsgegevens van derden inzien.
Vakbekwaamheidshouder
Persoon die beschikt over een van de volgende type licenties:
1. Uitvoeren Gewasbescherming
2. Bedrijfsvoeren Gewasbescherming
3. Distribueren Bestrijdingsmiddelen
4. Bedrijfsvoeren en Distribueren
5. Adviseren Gewasbescherming
6. Mollen en Woelrattenbestrijding
7. Knaagdierbeheersing op Agrarische bedrijven Geïntegreerde beheersing
8. Veiligheidsinstructies
Kan geen persoonsgegevens van derden inzien.
Doeleinden van de verwerking
Uw persoonsgegevens worden door Bureau Erkenningen verwerkt voor de volgende doeleinden:
1. Het uitreiken van vakbekwaamheidsbewijzen gewasbescherming, mollen en woelratten of knaagdieren beheersing.
2. Het registreren van deelnames aan kennisbijeenkomsten ter verlenging van het vakbekwaamheidsbewijs gewasbescherming mollen en woelratten of knaagdieren beheersing.
3. Het voeren van de administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer.
4. Voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht.
5. Om met u in contact te kunnen treden en te reageren of door u gestelde vragen.
6. De afhandeling van uw aanvraag tot informatie.
7. Het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen, waaronder zo nodig begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen.
8. Het uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst(en).
9. Voor het kunnen verzenden van digitale nieuwsbrieven die u per e-mail worden verzonden.
10. Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole.
Rechtsgrond voor de verwerking
De rechtsgrond voor de hiervoor bedoelde doeleinden van verwerking is gelegen in:
1. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1sub c AVG).
2. Het voldoen aan de Regeling Gewasbeschermingsmiddelen en Biociden (art 6.2).
Verstrekken van gegevens aan derden
Een vakbekwaamheidshouder kan zelf bepalen of er door Bureau Erkenningen gegevens worden verstrekt aan handelsbedrijven, exameninstellingen, kennisaanbieders. De vakbekwaamheidshouder bepaalt aan welke handelsbedrijven, exameninstellingen en kennisaanbieders de gegevens worden verstrekt en aan wie niet. De vakbekwaamheidshouder kan ten alle tijden deze toestemming intrekken.
In geval van gegevensvertrekking worden de volgende gegevens aan een handelsbedrijf, exameninstelling of kennisaanbieder doorgegeven:
Voorletters; Tussenvoegsel; Achternaam; Geboortedatum; Straat; Huisnummer; Postcode; Woonplaats; Land; Type bewijs; Nummer vakbekwaamheidsbewijs; Datum geldig van, geldig tot
De betreffende partijen verwerken de persoonsgegevens verder overeenkomstig hun eigen privacy statement. U kunt de privacy statements vinden op de eigen informatiebronnen van de aangegeven organisaties
De vakbekwaamheidsbewijzen die als pasjes door Bureau Erkenningen worden versterkt worden door een externe drukker gemaakt. De drukker ontvangt wekelijks een bestand met persoonsgegevens voor nieuw te maken vakbekwaamheidsbewijzen en verstuurt deze per post naar de vakbekwaamheidshouder.
Daarbij wordt gebruikt gemaakt van de volgende gegevens:
Voorletters; Tussenvoegsel; Achternaam; Geboortedatum; Straat; Huisnummer; Postcode; Woonplaats; Land; Nationaliteit; Type bewijs; Nummer vakbekwaamheidsbewijs; Datum geldig van, geldig tot
Bureau Erkenningen verstrekt overigens geen persoonsgegevens aan derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken. Het voorgaande is niet van toepassing wanneer Bureau Erkenningen wettelijk verplicht is om gegevens te verstrekken.
Verplichte verstrekking
Wanneer wij u om persoonsgegevens vragen zullen wij per situatie kenbaar maken of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn wanneer de gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat Bureau Erkenningen niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.
Geautomatiseerde besluitvorming en profiling
Bureau Erkenningen maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profiling.
Bewaartermijn
De volgende gegevens worden conform het model DSP Onderwijs van de MBO Raad (versie 2.0 van Maart 2018) levenslang en/of voor een periode van 50 jaar bewaard.
· Opeenvolging van vakbekwaamheidsbewijzen, als mede de status van deze vakbekwaamheidsbewijzen.
· Afgelegde examens ter verkrijging van een vakbekwaamheidsbewijs
· Gevolgde scholingen ter verlenging van het vakbekwaamheidsbewijs
Beveiliging van persoonsgegevens
Bureau Erkenningen zal passende technische en organisatorische maatregelen (doen) nemen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
Dienstverleners aan Bureau Erkenningen welke met persoonsgegevens te maken krijgen, dienen een verwerker overeenkomst en/of geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.
Uw rechten
Op grond van de wet heeft u diverse rechten. We zetten de rechten voor op een rijtje.
Recht van inzien U heeft het recht de door Bureau Erkenningen verwerkte persoonsgegevens in te zien.
Correctie- en verwijderingsrecht U heeft het recht gegevens te laten wijzigen of verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.
Recht van bezwaar Het recht van bezwaar houdt in dat u zich vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerking van persoonsgegevens. U heeft dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op (1) uw toestemming, (2) het voldoen aan wettelijke verplichtingen of (3) het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen.
Wanneer u bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van uw persoonsgegevens als aangegeven, dan zullen wij beoordelen of we aan uw bezwaar tegemoet kunnen komen. Het is in dat geval aan Bureau Erkenningen om aan te tonen dat we, ondanks uw bezwaar, toch een gerechtvaardigd belang hebben de persoonsgegevens te blijven verwerken. Wanneer de afweging van belangen in uw voordeel uitvalt, zullen wij de verwerking van gegevens staken.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid U heeft het recht om de door u aan ons verstrekte gegevens (terug) te ontvangen Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van u verwerken op grond van uw deelname aan examens of kennisbijeenkomsten Gewasbescherming. Het recht geldt bovendien alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor analoge verwerkingen). U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.
Uitoefening van de rechten
Het uitoefenen van de rechten is voor u kosteloos, met uitzondering van misbruik. U oefent de rechten uit door contact op te nemen via onderstaande contactgegevens.
Termijnen
Wij zullen uw vragen/verzoeken in beginsel binnen een maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van uw vraag/verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij u hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn oploopt tot drie maanden.
Identificatie
Wij kunnen bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens of de wijze waarop die persoonsgegevens door ons worden verwerkt. Om misbruik te voorkomen dient u uw identiteitsbewijs op en beveiligde manier naar ons te sturen. U kunt hiervoor bijvoorbeeld gebruik maken van de mobiele App KopieID van de Rijksoverheid (https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identiteitsfraude/vraag-en-antwoord/veilige-kopie-identiteitsbewijs).
De identiteitsbewijzen worden na gebruik onmiddellijk verwijderd uit onze digitale systemen.
Individuele afweging bij ieder verzoek
We wijzen u erop dat de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken. U kunt vervolgens in dat geval eventueel de gang naar de rechter maken.
Contactgegevens
Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of ons privacy beleid, of een beroep wilt doen op één van uw wettelijke rechten, kunt u contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:
Bureau Erkenningen, Functionaris Gegevensbescherming Bovenbuurtweg 27, 6717 XA Ede privacy@erkenningen.nl